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オフィス選びのポイント

事務所の新規立ち上げ、事務所の移転は、企業様にとって
絶対に失敗できない事業のひとつです。

でも、数多くある物件の中で何を基準に、何を決め手として選べばよいか
わからなくなることはありませんか?

ここでは、簡単ながら、快適なオフィス空間にするために
ポイントを挙げていきます。

POINT 01
まずは、基本的な契約までの流れ
エリアの決定 エリアの決定

希望のエリアを考えてみましょう。
京都駅前・四条烏丸・烏丸御池はもちろんのこと、
社員の交通の便や営業活動地域に事務所を構えることで効率化が図れます。

物件・レイアウトの確定 物件・レイアウトの確定

社員数や応接室・会議室、場合によっては商談ルームや受付ブース、
社長室やサーバールーム等、必要に応じて簡単にレイアウトすることで、
希望面積がわかることがあります。

コスト・設備の確認 コスト・設備の確認

月々の支払いには、「賃料」「共益費」のほか、
以外に見落としがちな「電気基本使用料」や「ゴミ処理費用」
「看板掲出料」等も負担としては大きいです。また、ネット環境も事前に
確認しておくことで、スムーズな開業ができるようになります。

申込・商談 申込・商談

お気に入りの物件、条件に合う物件、イメージに合う物件、
入居したい物件があれば申込をし、商談を進めます。
希望の条件のほか、フリーレントといった賃料を免除してもらうシステムや
入居日の調整等も行います。

契約 契約

条件等で折り合いがつきましたら、契約です。
弊社にて重要事項説明をさせていただき、必要書類の提出と契約書の捺印、
決済金の入金を持って契約完了です。

POINT 02
物件資料等で確認すべき事項
駐車場の有無
営業用等、近隣で確保も可能か確認すると良いでしょう。
電気容量
OA機器使用が多めな企業様には電気容量確認は必須です。
OAフロア対応
床下に配線することですっきりとした室内が可能ですが、スロープ部分ができてしまうのと、床下をあげるので、面積がそんなに広くない場合は、無理に対応する必要はないかもしれません。
面 積
賃貸面積表示した「ネット面積」と、一部共用部も含んだ表示の「グロス面積」の2つの表示があります。最近はネット表示が増えてきましたが、グロス表示の場合もあるので注意が必要です。尚、一般的には貸事務所は壁芯計算です。
セキュリティ
ビルとしてセキュリティが無い場合もあるので、必要に応じて対応が必要です。
開閉時間
物件によっては時間制限があります。
カードキー等で24時間使用できる場合があります。
電気料金
通常、ビルは「キュービクル」という業務用電力を引き込んでおり、
通常は貸主・管理会社から電気代の請求があります。また、電気使用単価を決めてそれに基づいて請求しますが、一部にはこれとは別に「電気基本料金使用料」がかかる場合があります。意外と高かったりするので、確認は必須です。
電話番号
移転の場合、近隣・同行政区であれば番号変更が不要な場合があります。
エアコン
物件により、個別で室内で室温・風量等が調整可能なものが増えてきていますが、一部にはビル全体・フロア全体で調節する空調システムもあります。IT企業等の場合、必要に応じて使える個別空調がよいかと思うので、業種・業態によっては、注意が必要です。また、オーナー設備なのか前の入居者の残置物なのか、オーナー設備であっても、修理・修繕・取替え等で使用ができない場合でも原則として営業補償はできませんので、普段の維持メンテナンスは借主が行うことも忘れてはいけません。
その他費用
光熱費のほか町内会費、場所によっては祇園祭の協力金等もあります。また、物件毎に何が必要かは異なるので、細かく確認が必要です。
POINT 03
現地で確認すべきこと
外 観
ビル全体を通してみることで、ビルのリニューアルや修繕、清掃等の管理状態がわかります。
立 地
基本的には大通りに面している、駅からの距離、銀行・郵便局等の位置等も立地を決める上での重要な決め手です。
共用スペース
トイレが「和式」「洋式」のどちらなのか、男女別になっているか、や、共用の給湯室がきれいな状態かどうかのほか、共用の打ち合わせルーム、自動販売機コーナー、喫煙室等の有無も確認します。
天井高
ごく稀に天井が低い物件があります。また、OAフロアになれば5cm~7cm位は床が上るので、低くならないように注意が必要です。
レイアウト
ここでは簡単なレイアウトを組みます。会議室等必要なものの組み合わせで面積等を算出できます。弊社では、無料でレイアウトを作成させていただきます。
携帯受信状況
建物構造や室内の位置によっては、携帯の電波状況が悪くなる箇所が出てくる場合があります。各キャリアでの現地での電波確認は必須です。

他にも、各商談毎に確認しなければならない箇所は出てきますが、
上記の内容を確認すれば、ほとんで問題ないかと思います。

あとは、私どもと一緒に、新規家業・移転を成功させてましょう!

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